Uniforme
Telefonie

Uniforme Telefonie is een regionaal initiatief dat als doel heeft de werkdruk te verlagen door het gebruik van een gestandaardiseerd telefoniesysteem. Dit systeem biedt verschillende voordelen voor huisartsenpraktijken, zoals verbeterde efficiëntie, versterkte regionale samenwerking en schaalvoordelen. Het maakt het mogelijk om de telefonische werkdruk beter te verdelen en te zorgen voor een efficiëntere communicatie.

De Voordelen van Uniforme Telefonie

1. Efficiëntie

Een uniform telefoniesysteem maakt locatie-onafhankelijke telefoongesprekken mogelijk. Dit betekent dat doktersassistenten niet gebonden zijn aan één locatie en telefoongesprekken flexibeler kunnen worden afgehandeld. Daarnaast kunnen telefoonlijnen binnen de wijk gedeeld worden, en is het makkelijker om personeel via een regionale flexpool in te zetten, wat de werkdruk verder verlaagt.

2. Regionale Samenwerking

Met een regionaal callcenter, dat gebruik maakt van de infrastructuur van de huisartsenpost, wordt de samenwerking tussen verschillende praktijken bevorderd. Dit zorgt voor een betere verdeling van de telefoondruk en versterkt de samenwerking binnen de regio, wat ten goede komt aan de patiëntenzorg.

3. Schaalvoordelen

Door gezamenlijke inkoop kunnen kosten bespaard worden, en kunnen er gunstige afspraken worden gemaakt met leveranciers. Dit biedt praktische voordelen voor alle deelnemende praktijken, die profiteren van lagere kosten en efficiënter gebruik van middelen.

Het Implementatietraject van Uniforme Telefonie

Het implementatietraject voor uniforme telefonie bestaat uit twee belangrijke fasen:

Fase 1: Selectietraject en Verkenning

In deze fase wordt een werkgroep opgericht met vertegenwoordigers vanuit verschillende lagen van de organisatie. Deze werkgroep wordt ondersteund door ROER-OM en analyseert de verschillende telefonieaanbieders. Ze stellen een eisenpakket op, dat resulteert in een advies voor huisartsenpraktijken over welk telefoniesysteem het beste aansluit bij hun behoeften.

Fase 2: Implementatie

Praktijken die kiezen voor de uniforme telefonieleverancier worden ondersteund bij de installatie van het systeem. Daarnaast krijgen zij training en begeleiding bij het opstellen van gebruiksprotocollen. Dit zorgt ervoor dat het systeem snel en efficiënt kan worden geïmplementeerd en dat het personeel goed voorbereid is op de nieuwe werkwijze.

Ervaringen uit de Praktijk

Stephan van de Brand Gezondheidscentrum Heerlen-Zuid:

In een interview met Stephan van de Brand, huisarts bij Gezondheidscentrum Heerlen-Zuid, wordt besproken waarom de praktijk enkele jaren geleden overstapte naar het telefoniesysteem van VCare. Van de Brand benadrukt dat de overstap werd gemaakt vanwege ontevredenheid over het vorige systeem en de positieve ervaringen met VCare vanuit eerdere werkplekken, vooral tijdens de coronapandemie toen videobellen van cruciaal belang was. VCare bood niet alleen betere interne communicatie, zoals chat en persoonlijke telefoonnummers, maar ook een efficiënter bereikbaarheidssysteem. Ondanks de uitdagingen bij de overgang, werd de implementatie ondersteund door goede voorbereiding en training van het personeel.

Over het gebruiksgemak van VCare:
“Het is eigenlijk een heel simpel systeem, VCare. Het is makkelijk te implementeren. En het blijkt ook dat de assistentes heel snel de functies zijn gaan gebruiken die wij belangrijk vinden.”

Over het advies aan andere praktijken:
“VCare helpt ons in onze telefonie erbij om effectiever te kunnen werken.”
Bekijk het volledige interview met Stephan van de Brand.

Marc Weyts Huisartsenpraktijk Weyts:

Marc Weyts, huisarts bij Huisartsenpraktijk Weyts in Heerlen, stapte in 2024 over naar VCare als telefonieleverancier. De keuze voor VCare was gebaseerd op de behoefte om telefonische piekdrukte te spreiden, processen te vereenvoudigen en meer tijd voor patiënten te creëren. Ondanks enige koudwatervrees aan het begin van de implementatie, verliep het proces soepel dankzij de goede ondersteuning en training.

Over de samenwerking en uniformiteit:
“Het makkelijk kunnen schakelen naar collega’s binnen de HAGRO geeft een stukje rust en veiligheid. In die zin zou ik het erg op prijs stellen als we onderling binnen de HAGRO hetzelfde telefoniesysteem zouden hebben.”

Over de impact van VCare op de praktijkvoering:
VCare verbeterde de praktijkvoering door betere controle, rust voor assistentes, het gemakkelijker opzetten van videoconsulten en efficiënter patiëntenbeheer.