Huisartsen Eygelshoven
Als huisarts wil je de beste zorg aan je patiënten kunnen bieden. In de huisartsenpraktijk in Eygelshoven was dit moeilijk door een groot personeelstekort, dat doorwerkte op de motivatie van het personeel en de kwaliteit van de zorg. De praktijk ging op zoek naar manieren om deze situatie te verbeteren en kreeg hierbij een aantal middelen ter ondersteuning aangeboden vanuit HuisartsenOZL. We gingen in gesprek met praktijkhouder Nataliya Laumen en praktijkmanager Karin Lataster. Zij vertelden ons over de uitdagingen in de praktijk en hoe ze deze hebben aangepakt.
In gesprek met Karin en Nataliya
De uitdagingen in de praktijk
“We zaten laag in de bezetting van de doktersassistenten en de artsen”, vertelt Karin Lataster. “Dit zorgde voor kwetsbaarheid in de praktijk. Nataliya Laumen nam te veel managementtaken over, waar zij eigenlijk geen tijd voor had. Hierdoor ging niet alleen het beleid wankelen, ook ging de kwaliteit van zorg achteruit en namen wachttijden voor de patiënten toe. De verhoogde werkdruk resulteerde daarnaast in een negatieve sfeer binnen het team. Er werd gefocust op wat niet kon, in plaats van op wat wel kon.’’ Nataliya Laumen onderstreept dat. “Ik denk dat door de lage personeelsbezetting in de praktijk sommige patiënten niet de zorg kregen die zij verdienden of nodig hadden. We hadden slechts één huisarts beschikbaar, terwijl we er twee – of op sommige dagen nog meer – nodig hadden.”
De verandering
Hier moest iets veranderen. Vanuit HuisartsenOZL zijn verschillende middelen beschikbaar gesteld die de praktijk ondersteuning hebben geboden. De vitaliteitsscan, het medewerkerstevredenheidsonderzoek en de leergang praktijkmanagement zorgden ervoor dat er meer inzicht werd verkregen in de uitdagingen waarmee de praktijk te maken had. Deze middelen hebben ons handvaten gegeven waarmee de praktijk aan de slag kon gaan. “Zo is de vitaliteitsscan één groot bestand waarin we alle gegevens van de praktijk hebben weggezet’’, vertelt Karin Lataster. ‘’Denk aan het aantal uren van de medewerkers, de verschillende disciplines die we hebben, de kosten, de opbrengsten – eigenlijk is het een complete blauwdruk van de praktijk op dat moment. De informatie die hieruit kwam hebben we gebruikt om in de leergang praktijkmanagement – die Nataliya Laumen en ik beide hebben gevolgd – een goede toekomstvisie te maken
De nieuwe inzichten
De geboden middelen hebben ons geholpen om onze toekomstvisie te verduidelijken. We kregen inzicht in de noodzakelijke veranderingen binnen onze praktijk en hoe we de uitdagingen kunnen herkennen en ombuigen naar mogelijkheden en kansen. Daarom zijn we begonnen met taakdifferentiatie en het slimmer inzetten van het personeel. We stelden onszelf eerst de vraag: ‘Is er wel een huisarts nodig?’ en dat bleek niet altijd het geval te zijn. Daarnaast hebben we gekeken naar ons personeel en hoe we hen zo efficiënt mogelijk konden inzetten, terwijl we ook inspeelden op hun behoeften. We hebben een ANIOS (Arts Niet In Opleiding tot Specialist) aangenomen en samen met de (PA) Physician Assistent ingezet. Hoewel zij onder toezicht van de huisarts werkten, namen ze veel druk weg in de praktijk. Hierdoor creëerden we tevens meer tijd voor de patiënt doordat er extra mogelijkheden waren om patiënten met minder complexe problematiek te zien door de ANIOS en PA. De huisarts had hierdoor meer ruimte voor patiënten met complexere problematiek. Ook hebben we een medische secretaresse ingezet die deels de druk van de doktersassistenten kon opvangen.
De telefoon regie arts & digitalisering
Nataliya Laumen geeft aan dat het aannemen en slimmer inzetten van personeel niet de enige oplossing was. Het inzetten van de TRA (Telefoon Regie Arts) heeft ook veel bijgedragen aan de efficiëntie in de praktijk. Bijvoorbeeld. ‘’wanneer een patiënt naar de praktijk belt, krijgt deze de doktersassistente aan de lijn. De doktersassistente voert de triage uit en kan door direct overleg met de TRA de patiënt meteen helpen. Hierdoor hoeft er niet meer teruggebeld te worden of gewacht op een antwoord. Dit leidt tot meer tevredenheid bij zowel patiënten als doktersassistenten, omdat niet alleen de wachttijd vermindert, maar ook de werkdruk. De doktersassistenten voelen hierdoor de ondersteuning van de huisarts en ervaren dit als zeer prettig. Daarnaast zijn we aan de slag gegaan met het digitaliseren van een aantal processen, zoals het intensiever gebruik van het patiëntenportaal, waaronder e-consulten. Hierdoor kunnen patiënten op een veilige en toegankelijke manier contact opnemen met de praktijk voor niet -acute vragen. Dit ontlast het team en maakt het mogelijk om vragen op een efficiënte wijze op te pakken en af te handelen, zonder dat de patiënten naar de praktijk hoeft te komen. Tot slot heeft de inzet van de aanmeldzuil in de hal van onze praktijk niet alleen de doktersassistenten, maar ook de medische secretaresse ontlast.
Naar een PlusPraktijk klaar voor de toekomst
Onze richtlijn is nu om structureel gebruik te blijven maken van de aangereikte hulpmiddelen en geleerde vaardigheden om continu te verbeteren en adequaat te reageren op veranderingen en uitdagingen en dit alles kunnen inbedden in onze PDCA-cyclus. Daar passen de TRA-functie, de ANIOS, de PA en de komst van een HIDHA (huisarts in dienst van een huisarts) in het team heel mooi in. Door deze toevoegingen is de werkdruk afgenomen en tevredenheid toegenomen. We zijn momenteel erg tevreden en willen deze periode gebruiken om verdere stappen te zetten in de ontwikkeling richting een PlusPraktijk die toekomstbestendig is. We voldoen langzamerhand aan steeds meer eisen hiervoor.’’ Gezamenlijk geven Nataliya en Karin aan dat de positieve omslag niet was gelukt zonder de hulpmiddelen, maar ook niet zonder de enorme inzet en het harde werken van het gehele team! ’We zijn veerkrachtiger geworden hierdoor en blijven gebruik maken van de hulpmiddelen in de toekomst”
